職務発明規程整備の基礎知識 (9) – 職務発明規程の導入・改訂の手続
投稿日 : 2024年2月22日｜最終更新日時 : 2024年2月22日｜ 神田 雄
職務発明規程の導入にあたっては、その基本的役割である①発明にかかる権利の取得と②発明者に対する報償金について定めることが中心となります。特に発明者への報償制度については、特許法35条5項が定めるとおり、支払いの基準を策定するにあたっての手続を適切に履践し、定めた基準によって支払いをすることが不合理と判断されないように導入を進めることが必要です。
また、既存の職務発明規程を改訂するにあたっても、改訂部分については新たな基準策定と同様に考え、手続を適切に履践することが必要となります。
ここでは、職務発明規程の導入・改訂の手続について説明します。
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相当の利益の算定基準と他の規定の区別
職務発明規程では、①発明にかかる権利の取得、②発明者に対する報償金の種類や算定基準、③それ以外（支払手続や社内組織の規定など）について定めます。
第3回「特許法が定める報償金の支払い」で説明したように、相当の利益の内容を決定するための基準については、特許法35条5項に基づき、「協議の状況」「開示の状況」「意見聴取の状況」等に照らして不合理と判断されないようにする必要があります。これは上記②にあたる部分です。
これに対し、上記①や③は特許法35条5項の対象ではありません。そのため、法律上は、特許法35条5項に照らして不合理性を考える必要はありません。この意味で、職務発明規程整備にあたり、相当の利益の内容決定の基準と、それ以外の規定とを区別して考える視点が有用です。
例えば、①の権利帰属に関して不備があれば、必ずしも時間をかけて協議を行わなくても、社内規則の通常の改訂手続きに則り、そこだけを迅速に整備することできるのです。
とはいえ、①や③に関する規定についても、導入にあたっては従業者等へ必要な説明を行い、規定を設けた後は開示を行うことが通常の実務といえます。
職務発明規程の導入における協議
上記のとおり、発明者に対する報償金の種類や算定基準については、不合理と判断されないよう、特許法35条5項に基づく検討と「協議の状況」「開示の状況」「意見聴取の状況」等の手続が必要です。
その中でも職務発明規程の導入の場面において問題となるのは「協議の状況」です。ここでいう協議とは、相当の利益の内容を決定する基準の策定に際し、使用者等と従業者等との間で行う協議のことです。
ガイドラインが想定する協議とは
相当の利益となる報償金の算定基準を策定するために使用者等と従業者等とが協議を行うにあたり、その方法については、法律上特に制約はありません。イントラネット等により電子的に行うことも可能です。従業者等の代表者との間で行うことも可能ですが、その代表者が従業者等から協議について委任を受け、従業者等を正当に代表している必要があります。
協議を行う対象者は、算定基準が適用される従業者等です。使用者等は、基準を策定する段階で、その基準の適用を想定している従業者等と協議を行う必要があります。その意味で研究開発職以外の従業者（例えば営業職など）も、その者が職務発明をした場合に備えて協議の対象にしておくほうがよいでしょうが、必ずしも研究開発職との協議と同程度の協議をしなければ不合理と判断されるということではありません。
協議の程度については、使用者等と従業者等との間で基準の内容について合意をすることまでは必要とされません。もっとも、使用者等としては真摯に対応し、実質的に協議が尽くされることは必要です。例えば、会社から従業者に説明をして意見を聴取し、意見に回答した後、必要に応じて再度意見を聴取してまた回答をするといった、2往復の対応をすることが有用です。こうした2往復を行うことについては、職務発明ガイドラインにもその趣旨が記載されています。
なお、職務発明規程導入後の新入社員に対しては、既存の基準をそのまま適用することを前提に新入社員に説明を行うとともに、当該従業者から質問があれば回答するという方法も、不合理性を否定する方向に働く新入社員との話合いの一形態であるとされています。
導入のプロセス
初めて職務発明規程を導入する場合、まずは自社の職務発明に関する制度を設計し、それを表現した規程案の作成を行います。これは社内の知財担当者を中心として社内関係者や部署と調整しながら行う作業となり、必要に応じて社外の弁護士等の支援を仰ぐ場合もあるでしょう。
制度案と規程案が用意された段階で、従業者等との協議を行います。上記のとおり協議の方法に制約はなく、説明会を開催することが典型ですが、オンラインで行うこともできます。その上で、従業者等から質問や意見を受け付け、回答を行います。
このような協議の過程と内容については、その説明資料や出された意見、行った回答を保存しておくことが大事です。これらは後に従業者等との間で万一紛争となった場合の証拠となります。職務発明に関する紛争は、発明がされてから10年、20年といった時間が経った後に顕在化することもあるため、その時に証拠として使用できるように記録し保管することが必要です。そこまで長期にわたって文書を管理・保管する体制は、通常全社的には整っていないと思われますので、関係資料を知的財産部等に集中し、長期保管に対応できるようにしておくことや、必用に応じて文書管理規程を改定することも検討課題になります。
職務発明規程の改訂
既存の職務発明規程の算定基準を改定する場合も、改訂される部分については、新たな基準を策定するのと同様に考える必要があります。すなわち、改定後の基準に基づく報償金の支払いが不合理と判断されないよう、従業者等との協議を適切に行って記録化するとともに、開示を行うべきことになります。
改訂にあたっては、従業者等から見たとき、従来の算定基準と比較して有利になる部分もあれば、不利になる部分もあるのが通常です。そのような制度が従業者に受け入れられ、発明のインセンティブとして効果を発揮するためには、慎重な制度設計が必要になりますが、一つのポイントとして、従業者等の期待値を維持することが考えられます。
例えば、報償金体系を簡素化する改訂をするにあたって、実績報償金の一部等、特定の発明者が多くの金額を受けられる制度を廃止する代わりに、より多くの発明者が得られる他の報償金を増額するなどによって全体としての期待値を維持し、従業者の広い納得を得るといったことが考えられます。
改訂された基準の遡及適用
改訂された算定基準は、改訂後に使用者等に帰属する職務発明に適用されます。改訂された基準を、改訂前に使用者等に帰属した職務発明に遡及的に適用することは原則として認められません。
ただし、例外的に、使用者等と従業者等との間で別途個別に合意している場合と、従業者にとって不利益になる部分がない場合には、改訂後の基準を遡及的に適用することができます。
遡及適用は、理論上は例外的な対応であるものの、いくつもの基準の運用が並走すると混乱が発生し、報償金制度を運用する部門の事務負担も増大するため、実務的には、遡及適用を検討するのが通例となっています。そのため、個別合意の取得方法や、従業者にとって不利益とならないかどうかの判断は、実務上も改訂プロセスにおいて関心が高いところですし、なるべく不利益とならないよう制度設計時に考慮するべきといえます。また、不利益となる部分が生じる場合には、全体としての期待値を維持することも有益です。
職務発明規程の開示
職務発明規程を策定し、協議を経て施行した後は、これを社内に向けて開示します。職務発明規程の改訂の場合も同様です。この開示の状況は、特許法35条5項における相当の利益の内容決定基準の不合理性を判断する際に考慮されます。
基準の開示についても、その方法に制約はありません。イントラネット等により電子的に行うことも可能です。ポイントは、従業者等が基準を見ようと思えば自由に見られる状態に置くことです。例えば職務発明規程において基準の一部や詳細を「他の規程で定める」旨規定している場合、当該他の規程についても従業者等に開示する必要があります。
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（文責・神田）
